- Die Behandlungszeit ist die Zeit, die eine Beratung im Anpassungsstuhl in Anspruch nimmt, und diese Zeit bestimmt, wie viele Beratungen an einem Tag durchgeführt werden können.
- Bei der Anpassung von Multifokallinsen entfällt der größte Zeitaufwand auf die Folgetermine und nicht auf die Erstmessung.
- Eine festgelegte Vorgehensweise bei jedem Termin mit einer klaren Erläuterung im Vorfeld reduziert die Anzahl unnötiger Folgetermine.
- Eine erfolgreiche Erstanpassung ist die größte Zeitersparnis, da jede Korrekturrunde einen zusätzlichen Termin erfordert.
- Berechnen Sie den Gewinn anhand der Zahlen Ihrer eigenen Praxis, da die Anzahl der Konsultationen je nach Arbeitsweise variiert.
Die Verkürzung der Behandlungszeit beginnt nicht mit einer schnelleren Messung, sondern mit weniger Folgeterminen. Eine Multifokalanpassung erstreckt sich oft über mehrere Termine, und jeder zusätzliche Termin beansprucht einen Platz im Terminkalender, der nicht für eine neue Beratung genutzt werden kann. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was die Behandlungszeit ist, wo die Zeit im Anpassungsprozess verloren geht, wie Sie eine feste Vorgehensweise pro Termin festlegen und wie Sie mithilfe einer Berechnungsmethode Ihre eigenen Zahlen einsetzen können. So bekommen Sie den Terminkalender in den Griff, ohne dass die Betreuung des Trägers darunter leidet. Der Artikel gibt bewusst keine Renditeversprechen ab, da die Anzahl der Konsultationen pro Praxis variiert und ein Gewinn aus einer anderen Praxis selten auf die eigene Praxis übertragbar ist. Geben Sie daher überall Ihre eigenen Praxiskennzahlen ein.
Was bedeutet „Sitzzeit“ in der Kontaktlinsenpraxis?
Die Behandlungszeit ist die Zeit, die ein Kunde oder Patient im Anpassungsstuhl verbringt, einschließlich der Erläuterungen und Messungen, die zu diesem Termin gehören. Die Sitzzeit pro Behandlungsablauf ist die Summe aller Termine, die erforderlich sind, um eine passende Linse zu finden. Wer die Sitzzeit verkürzen möchte, sollte daher nicht nur die Dauer eines Termins, sondern auch die Anzahl der Termine berücksichtigen.
Es ist hilfreich, drei Begriffe voneinander zu unterscheiden. Die Behandlungszeit ist die Zeit, die der Patient im Behandlungsstuhl verbringt. Die Durchlaufzeit ist der Zeitraum vom ersten Termin bis zum Abschluss des Behandlungsablaufs, einschließlich der Wartezeit zwischen den Terminen. Die Verwaltungszeit ist die Zeit für die Vorbereitung, die Aktenführung und die Bestellung im Zusammenhang mit einem Termin. Diese drei Faktoren beeinflussen sich gegenseitig, erfordern jedoch jeweils einen eigenen Ansatz. Indem man sie getrennt misst, erkennt man, wo die Einsparpotenziale liegen: manchmal im Behandlungsstuhl, manchmal in der Anzahl der Termine und manchmal im Bestellprozess. Die Informationen für Optiker und Kliniken orientieren sich an dieser Sichtweise auf die Praxisführung.
Warum nimmt die Anpassung von Multifokallinsen so viel Behandlungszeit in Anspruch?
Bei einer Multifokalanpassung spielen mehr Variablen eine Rolle als bei einer Einfachkorrektur. Neben der Stärke und der Passform der Linse entscheidet auch die Gewöhnung darüber, ob der Träger zufrieden ist. Diese Gewöhnung lässt sich nicht in einem einzigen Termin beurteilen, daher folgt ein Folgetermin. Führt dies zu einer Anpassung, folgt ein weiterer Termin. So steigt die Anzahl der Beratungstermine pro Behandlungsverlauf, ohne dass dabei etwas schiefgeht.
Die häufigsten Gründe für einen zusätzlichen Termin sind eine noch zu beurteilende Eingewöhnungsphase, eine Sehstärke, die nach der ersten Phase doch noch angepasst werden muss, und eine Beschwerde, die eigentlich zur normalen Eingewöhnung gehört, wegen der der Träger jedoch ungeplant wiederkommt. Letzteres lässt sich teilweise vermeiden. Warum eine Anpassung an Multifokallinsen Zeit braucht und wie sich das Sehsystem daran gewöhnt, erfahren Sie im Blogbeitrag über die Anpassung an Multifokallinsen. Der Allgemeine Niederländische Verband der Kontaktlinsenspezialisten und der Niederländische Optometristenverband beschreiben den Ablauf eines solchen Anpassungsprozesses.
Wie verkürzt man die Behandlungszeit bei einer Multifokal-Anpassung?
Der größte Gewinn liegt in der Vermeidung von Folgekonsultationen, die keinen Mehrwert bieten. Dies lässt sich mit drei Maßnahmen erreichen: einer festen Erstberatung, bei der Sie die wichtigsten Sehentfernungen erfragen, einer Erläuterung im Vorfeld darüber, was der Träger in der ersten Zeit erwarten kann, und einem Kontrolltermin, den Sie bewusst planen, anstatt ihn auf Anfrage durchzuführen. Halten Sie die Vorgehensweise schriftlich fest, damit jeder Mitarbeiter die gleichen Schritte durchläuft.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung pro Beratung konkretisiert die Vorgehensweise. Bei der Erstberatung erfassen Sie: die wichtigsten Sehentfernungen im Alltag des Trägers, die bisherigen Erfahrungen mit Kontaktlinsen, die gemessenen Werte und das gewählte Design. Bei der ersten Anpassung geben Sie vorab eine Einweisung und vereinbaren sofort einen Termin für die Nachuntersuchung. Bei der Nachuntersuchung beurteilen Sie die Gewöhnung und den Tragekomfort und entscheiden, ob der Anpassungsprozess abgeschlossen ist. Durch die Festlegung dieser Schritte verhindern Sie, dass die Vorgehensweise je nach Mitarbeiter variiert und unnötige Termine entstehen. Das empfohlene Anpassungsverfahren für eine bestimmte Linse ist in der Herstellerdokumentation aufgeführt.
Was ist eine Erstanpassung und warum bestimmt sie die Behandlungsdauer?
Eine „First Fit“ ist die erste Kontaktlinse, die angepasst wird und sich ohne Anpassung der Stärke oder des Designs als geeignet erweist. Ist diese erste Anpassung erfolgreich, beschränkt sich der weitere Ablauf auf einen Kontrolltermin. Ist sie nicht erfolgreich, folgt eine Korrekturrunde mit einer neuen Kontaktlinse und einer neuen Beratung. Daher ist die Qualität der ersten Anpassung für die Behandlungszeit wichtiger als die Geschwindigkeit der Messung selbst.
Sie erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Erstanpassung, indem Sie die Anamnese vollständig durchführen, die wichtigsten Sehentfernungen erfragen und den Korrekturbereich des Designs vor der Anpassung überprüfen. Ein Zylinderwert, der außerhalb des Korrekturbereichs eines Designs liegt, führt fast sicher zu einer Korrekturrunde; prüfen Sie diesen daher im Voraus. Der Korrekturbereich und die Eignung von Opzie Omnifocal sind in der europäischen Produktinformation des Herstellers angegeben. Übernehmen Sie keine Werte aus älteren Präsentationen, auch wenn diese bereits seit Jahren im Einsatz sind. Eine gute Vorbereitung auf die Erstanpassung ist der direkteste Weg, um die Sitzzeit pro Termin zu verkürzen.
Wie berechnet man, welche Kosten die Behandlungszeit für die Praxis verursacht?
Nehmen Sie die Anzahl der Termine, die eine durchschnittliche Multifokallinsen-Behandlung in Ihrer Praxis erfordert, und multiplizieren Sie diese mit der durchschnittlichen Dauer eines Termins. Tragen Sie daneben ein, was ein Terminplatz im Terminkalender normalerweise einbringt. Der Unterschied zwischen einer Behandlung mit einem Folgetermin und einer Behandlung mit mehreren Folgeterminen macht deutlich, was zu gewinnen ist. Verwenden Sie dabei Ihre eigenen Zahlen und keine Richtwerte.
Das Rechenbeispiel verfügt über Eingabefelder für Ihre eigene Praxis. Geben Sie Folgendes ein: die durchschnittliche Anzahl der Termine pro Multifokal-Behandlung, die durchschnittliche Dauer eines Termins in Minuten und die Anzahl der Behandlungen pro Monat. Multiplizieren Sie die Anzahl der Termine mit der Dauer, um die Sitzzeit pro Behandlung zu ermitteln. Vergleichen Sie anschließend ein Szenario mit einem Folgebesuch weniger pro Behandlungsverlauf und sehen Sie, wie viel Sitzzeit das über einen Monat hinweg einbringt. Rechnen Sie nicht mit Annahmen zu Zahlen oder Tarifen aus einem anderen Kontext, da diese selten auf die eigene Situation zutreffen. Erfassen Sie Ihre eigenen Zahlen über einen abgegrenzten Zeitraum, damit das Ergebnis mit Ihrer Praxis übereinstimmt. Der niederländische Verband der Optikunternehmen veröffentlicht Kennzahlen, die als Rahmen dienen können.
Welche Rolle spielt die Eingewöhnungsphase bei der Anzahl der Konsultationen?
Die Gewöhnung an eine Multifokallinse entscheidet oft darüber, ob ein Träger zufrieden ist, und diese Gewöhnung lässt sich nicht sofort beurteilen. Ein Träger, der nicht weiß, was ihn erwartet, kommt eher ungeplant mit einer Beschwerde zurück, die bei einer normalen Eingewöhnungsphase normal ist. Eine vorherige Aufklärung und ein geplanter Kontrolltermin machen den Unterschied. So verwandeln Sie einen ungeplanten Termin in eine Konsultation, die Sie selbst organisiert haben.
Die Checkliste für das Anpassungsgespräch hilft dabei: Erklären Sie das Prinzip der Gewöhnung, nennen Sie die Situationen, die anfangs schwieriger sind, weisen Sie darauf hin, bei welchen Beschwerden ein früherer Rückbesuch erforderlich ist, und vereinbaren Sie einen konkreten Kontrolltermin. Die Unterscheidung zwischen Anpassungsbeschwerden und Beschwerden, die Aufmerksamkeit erfordern, wird auf thuisarts.nl unter „Beschwerden bei Kontaktlinsen“ beschrieben. Wie die Anpassung genau abläuft und warum eine vorherige Aufklärung so viel ausmacht, erfahren Sie im Blogbeitrag über die Anpassung an Multifokallinsen. Ein gutes Vorgespräch verlagert Arbeit vom ungeplanten auf den geplanten Termin.
Arbeitsabläufe festlegen und Wissen in der Praxis austauschen
Legen Sie die Vorgehensweise so fest, dass jeder Mitarbeiter die gleichen Schritte befolgt: Beschreiben Sie für jede Beratung, welche Schritte durchlaufen werden, welche Daten erfasst werden und welcher Kontrolltermin geplant ist. Beziehen Sie diese Beschreibung in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein, damit die Vorgehensweise nicht von Person zu Person variiert. Betrachten Sie außerdem den Bestellprozess im Zusammenhang mit einer Beratung: Wenn die Bestellung einer Linse oder einer Pflegelösung jedes Mal Zeit kostet, ist das ein Gewinn, der außerhalb des Untersuchungsstuhls erzielt werden kann. Eine schnelle Bestellung für die Praxis kann diesen Verwaltungsaufwand verkürzen.
Der Wissensaustausch im Team sorgt dafür, dass die Arbeitsweise auf dem neuesten Stand bleibt. Die Webinare von SMEYEL für Fachleute sind eine Möglichkeit, Mitarbeiter in Bezug auf die Anpassung und das Sortiment weiterzubilden. Halten Sie sich bei der Kommunikation über Ergebnisse an die für Angaben zu Medizinprodukten geltenden Grenzen; die Aufsichtsbehörde für Gesundheit und Jugend überwacht den Verkauf und Vertrieb dieser Produkte. Besprechen Sie die Anwendung mit unserem Team, wenn Sie die Arbeitsweise oder das Sortiment abstimmen möchten. Wenden Sie sich an SMEYEL, um die Vorgehensweise in Ihrer Praxis zu besprechen.
Diese Informationen sind allgemeiner Natur und ersetzen keine persönliche Beratung. Wenden Sie sich bei Beschwerden oder Unklarheiten an Ihren Kontaktlinsenspezialisten, Optiker oder (Augen-)Arzt.
Häufig gestellte Fragen zur Verkürzung der Behandlungszeit
Was ist die Sitzzeit?
Die Behandlungszeit ist die Zeit, die ein Kunde oder Patient im Anpassungsstuhl verbringt, einschließlich Erklärungen und Messungen. Die Sitzzeit eines gesamten Prozesses ist die Summe aller Konsultationen, die erforderlich sind, um eine passende Linse zu finden. Der Begriff hilft bei der Beurteilung des Terminkalenders: Nicht die Dauer einer einzelnen Messung bestimmt die Auslastung, sondern die Gesamtzahl der Termine, die ein Träger benötigt. Indem Sie die Sitzzeit pro Behandlungsablauf messen, erkennen Sie, wie viel Kapazität eine Multifokalanpassung tatsächlich beansprucht. Dies ist eine nützliche Grundlage, um zu ermitteln, wo Sie Verbesserungen vornehmen können, ohne die Versorgung des Trägers zu beeinträchtigen. Messen Sie die Sitzzeit in Ihrem eigenen Terminkalender, da die Anzahl der Termine und deren Dauer je nach Praxis und Arbeitsweise variieren.
Warum betrachtet man die Anzahl der Konsultationen und nicht nur die Dauer?
Denn eine halbe Stunde Zeitersparnis pro Termin bringt weniger ein als ein Termin weniger pro Behandlungszyklus. Jeder Termin kostet neben der Messung auch Vorbereitungszeit, Verwaltungsaufwand und einen Platz im Terminkalender. Einen Termin zu streichen bedeutet also, dass man nicht nur die Messzeit spart, sondern auch die damit verbundene Zeit und einen Terminplatz, den man einem neuen Kontaktlinsenträger geben kann. Schnelleres Messen hilft, aber der Gewinn ist begrenzt, solange die Anzahl der Termine gleich bleibt. Konzentrieren Sie sich daher zunächst darauf, unnötige Folgetermine zu vermeiden, beispielsweise durch eine genauere Erstvermessung und eine gute Vorab-Erklärung. Wenn die Anzahl der Termine pro Behandlungsverlauf sinkt, wird strukturell Platz im Terminkalender frei, und das wiegt schwerer als ein paar Minuten pro Termin.
Was ist eine Erstanpassung?
Das ist die erste angepasste Linse, die sich ohne Anpassung der Stärke oder des Designs als geeignet erweist. Eine erfolgreiche Erstanpassung beschränkt den Prozess auf einen Kontrolltermin und verhindert eine Korrekturrunde. Gelingt die Erstanpassung nicht, folgt eine neue Linse und eine neue Beratung, was den Prozess verlängert. Daher ist die Qualität der Erstmessung für die Beratungsdauer wichtiger als die Geschwindigkeit der Messung. Sie erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Erstmessung durch eine umfassende Anamnese, die Abfrage der wichtigsten Sehentfernungen und die vorherige Überprüfung des Korrekturbereichs des Designs. Eine gute Vorbereitung auf diesen ersten Moment ist der direkteste Weg, um die Anzahl der Beratungstermine pro Behandlungsablauf zu begrenzen.
Wie erhöht man die Chancen auf eine erfolgreiche Erstanpassung?
Indem Sie die Anamnese vollständig durchführen, die wichtigsten Sehentfernungen erfragen, den Korrekturbereich des Designs in den Produktinformationen überprüfen und die Erläuterungen im Vorfeld zur Standardpraxis machen. Eine vollständige Anamnese verhindert, dass Sie erst auf halbem Weg feststellen, dass eine Angabe fehlt. Die Abfrage der Sehentfernungen stellt sicher, dass das Design auf die täglichen Aktivitäten des Trägers abgestimmt ist. Die Überprüfung des Korrekturbereichs verhindert, dass eine Linse angepasst wird, die den Zylinderwert nicht abdeckt. Und eine standardmäßige Vorab-Aufklärung sorgt dafür, dass der Träger weiß, was er erwarten kann, wodurch er weniger schnell ungeplant wiederkommt. Diese vier Punkte zusammen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die erste Linse brauchbar ist und dass der Prozess auf einen Kontrolltermin beschränkt bleibt.
Wie viele Beratungstermine sind bei einer Multifokal-Behandlung durchschnittlich erforderlich?
Das ist je nach Praxis und Arbeitsweise unterschiedlich. Erfassen Sie dies in Ihrem eigenen Terminkalender über einen festgelegten Zeitraum. Die Übernahme einer Zahl aus einem anderen Fall führt zu einem Rechenergebnis, das nicht zur Praxis passt. Praxen arbeiten unterschiedlich: Die Erstberatung, die Erfahrung des Spezialisten, das gewählte Design und die Art und Weise, wie Kontrolltermine geplant werden, bestimmen gemeinsam, wie viele Termine ein Behandlungsverlauf erfordert. Zählen Sie daher beispielsweise über ein Quartal hinweg, wie viele Konsultationen Ihre Multifokal-Behandlungsabläufe kosten, und berechnen Sie den Durchschnitt. Diese Zahl bildet die Grundlage für Ihre eigene Berechnung und dafür, wo Gewinnpotenzial besteht. Arbeiten Sie nicht mit einem Richtwert, denn dieser liefert ein Ergebnis, das nicht Ihrer eigenen Situation entspricht und zu falschen Entscheidungen führen kann.
Führt eine kürzere Behandlungszeit automatisch zu mehr Umsatz?
Nein. Freigewordene Zeit bringt nur dann etwas, wenn dieser Terminplatz im Terminkalender auch wieder besetzt wird. Rechnen Sie daher mit Ihrer eigenen Auslastung und nicht mit einem theoretischen Maximalgewinn. Wenn Sie einen Folgetermin streichen, der frei gewordene Termin jedoch unbesetzt bleibt, entsteht kein finanzieller Gewinn, sondern lediglich eine geringere Auslastung. Der Gewinn entsteht erst, wenn Sie diese Zeit für einen neuen Brillenträger oder für Arbeit nutzen, die sonst liegen bleiben würde. Prüfen Sie daher zunächst, ob eine Nachfrage besteht, um den frei gewordenen Termin zu füllen. In einer Praxis mit einer Warteliste führt eine kürzere Behandlungszeit direkt zu zusätzlicher Kapazität; in einer ruhigen Phase besteht der Gewinn vor allem in Komfort und Ruhe. Berechnen Sie den Ertrag daher anhand Ihrer tatsächlichen Auslastung und nicht anhand eines Maximalszenarios.
Wo geht bei einer Kontaktlinsenanpassung die meiste Zeit verloren?
Häufig kommt es zu ungeplanten Folgeterminen wegen Beschwerden, die im Rahmen der normalen Eingewöhnungsphase normal sind, sowie zu Korrekturrunden, nachdem eine erste Linse nicht gepasst hat. Beides lässt sich teilweise durch eine vorherige Aufklärung und eine gründliche Erstberatung vermeiden. Ein Träger, der nicht weiß, dass sich die Sicht in der ersten Zeit anders anfühlt, nimmt eher ungeplant Kontakt auf, und das kostet Zeit außerhalb der geplanten Termine. Eine erste Linse, die den Zylinder nicht bewältigen kann oder nicht zum Sehverhalten passt, führt zu einer Korrekturrunde mit einer zusätzlichen Beratung. Indem Sie die Anamnese vollständig durchführen und die Vorab-Aufklärung zur Standardpraxis machen, verlagern Sie die Arbeit vom ungeplanten in den geplanten Bereich und vermeiden einen Teil der zusätzlichen Termine. Hier lässt sich der größte Zeitgewinn erzielen.
Wie legt man eine Vorgehensweise fest, damit das gesamte Team sie befolgt?
Beschreiben Sie für jede Beratung, welche Schritte durchlaufen werden, welche Daten erfasst werden und wann die nächste Kontrolltermin geplant ist. Beziehen Sie diese Beschreibung in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein. Eine festgelegte Vorgehensweise stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter die gleichen Schritte durchläuft und die Qualität nicht davon abhängt, wer die Beratung durchführt. Beschreiben Sie die Erstberatung, die erste Anpassung und die Nachuntersuchung als separate Schritte mit den dazugehörigen Daten. Besprechen Sie die Vorgehensweise regelmäßig im Team und passen Sie sie an, wenn die Praxis dies für erforderlich hält. Indem die Vorgehensweise auch in das Einarbeitungsprogramm aufgenommen wird, arbeiten neue Mitarbeiter von Anfang an nach derselben Struktur. Das macht die Abläufe vorhersehbarer und die Aktenführung konsistenter, was wiederum dazu beiträgt, die Behandlungszeit besser zu kontrollieren.
Was können Sie tun, um den Verwaltungsaufwand rund um eine Beratung zu reduzieren?
Werfen Sie einen Blick auf den Bestellprozess und die Vereinbarungen zur Lagerhaltung. Wenn die Bestellung einer Linse oder einer Pflegelösung pro Beratung Zeit kostet, ist das Zeit, die außerhalb des Anpassstuhls eingespart werden kann. Ein reibungsloser Bestellvorgang und klare Vereinbarungen zur Lagerhaltung sparen Zeit, die sonst pro Patient verloren geht. Bewerten Sie, wie lange die Bestellung derzeit dauert und wo es holpriger läuft als nötig. Eine Online-Bestellfunktion für die Praxis kann diese Zeit verkürzen. Auch die Festlegung von Standardbestellungen für häufig verwendete Produkte hilft. Der Verwaltungsaufwand fließt zwar nicht in die Sitzzeit ein, bestimmt aber, wie viel Arbeit eine Beratung insgesamt kostet. Durch die Verbesserung dieses Prozesses bleibt Ihnen mehr Zeit für die Patientenversorgung und für neue Termine, ohne dass Sie an der Anpassung selbst etwas ändern müssen.
Wo findet man den Korrekturbereich einer Linse?
In den europäischen Produktinformationen des Herstellers und auf der Produktseite. Übernehmen Sie keine Sortimente aus älteren Präsentationen oder Webtexten, auch wenn diese bereits seit Jahren auf der Website stehen. Hersteller können Spezifikationen anpassen, und die Übernahme veralteter Angaben führt zu einer falschen Anpassung und einer unnötigen Korrekturrunde. Überprüfen Sie den Stärke- und Korrekturbereich eines Designs vor der Anpassung, damit Sie sicher sein können, dass die Linse die gewünschte Stärke und einen eventuellen Zylinder abdeckt. Die offiziellen Produktinformationen sind hierfür die zuverlässige Quelle. Wenn Sie Zweifel haben, ob eine Angabe aktuell ist, wenden Sie sich bitte an den Lieferanten, um die aktuellste Dokumentation zu erhalten. So verhindern Sie, dass eine veraltete Angabe zu einer fehlgeschlagenen Anpassung führt und eine zusätzliche Beratung erforderlich macht.
